Octombrie e luna în care orașele universitare își reiau buzz-ul obișnuit datorat studenților. Încep cursurile la facultăți, petrecerile prin campusuri și evenimentele sociale și profesionale destinate tot lor – studenților. Am petrecut 4 ani într-un ONG internațional unde am organizat fel și fel de evenimente profesionale. De acolo am ajuns să fac în următorii 4 ani project management într-o corporație, cu specific IT. Azi vreau să împărtășesc cu voi câteva lecții învățate pe parcurs, aplicabile în zona oricărui ONG studențesc (sau de orice alt fel). Să începem, însă înainte dă play la această melodie!

Ce faci în ONG e important!

Ajungem și la practici specifice de project management – în curând! Înainte, vreau să setez puțin scena: e important ceea ce faci în ONG, chiar acum! Fie că ești coordonatorul unei echipe mici, că faci o activitate aparent nesemnificativă sau că faci managementul unui întreg proiect/eveniment. Sunt experiențe care te formează, ajungi să înveți mult și aceste cunoștințe nu ți le va lua nimeni.


Realizările unei organizaţii sunt rezultatele efortului depus de fiecare individ.

Vince Lombardi

Și dacă tot am vorbit despre setarea scenei și a așteptărilor, adevăru-i că am învățat cât de important e acest aspect abia după ce m-am angajat. Tare util mi-ar fi fost să știu acest lucru cât încă coordonam proiecte în ONG.
La ce se referă? Uite câte idei:
– toată lumea înțelege importanța proiectului/ evenimentului și ce de îl facem.
– comunicarea asertivă pentru a mă asigura că toată lumea are aceeași înțelegere a diverselor activități ce trebuie făcute.
– împărtășirea lecțiilor învățate anterior în cât mai multe medii/canale sociale, pentru a mă asigura că cei implicați fac greșeli noi (dar măcar nu le repetă pe cele vechi).

Project management tips valabile în ONG

Într-un ONG (studențesc) sunt reguli nescrise și lucruri nespuse. Pe multe dintre ele ajungi să le înveți în timp ce faci management de proiecte. Da, poate nu te numește cineva project manager. Poate îți spune coordonator. Sau membru al unui board. Sau supervizor. Sau alt titlu, dar dacă te găsești planificând, executând un plan și implementând o activitate specifică într-o perioadă de timp bine definită, atunci faci project management!

Tocmai de aceea, iată câteva informații și sugestii care te pot ajuta în activitatea pe care o desfășori.

Timpul se scurge într-un ritm propriu

Ziua are tot 24h și oricât ai vrea, n-ai să o poți dilata. Atunci când începi să planifici un eveniment social sau unul profesional ce are loc peste 3 luni, pare că mai este mult timp. Și este!
Doar că dacă activezi într-un ONG studențesc și iei asta în considerare (ar fi realist s-o faci), ajungi să scazi din cele 3 luni perioada parțialelor și a presesiunii. Poate chiar o sesiune. Și uite așa timpul de lucru se reduce drastic.

Apoi e nevoie să iei în calcul faptul că zilele sunt pline de activități precum laboratoare, seminarii sau cursuri (da, sunt studenți care merg inclusiv la cursuri) și mai sunt cei care merg periodic acasă în weekend. Din nou, din numărul total de zile în care poți lucra cu echipa de proiect, ajungeți să scădeți multe.
Și nu în ultimul rând, dacă prindeți și o vacanță în toată povestea, realist e să spui că progresul proiectului va tinde spre 0.

project management ONG

Așa că după ce ai o echipă formată, planifică următoarele:
– zilele în care vă veți întâlni pe toată durata premergătoare proiectului (luând în calcul cele de mai sus)
– disponibilitatea membrilor în ziua/zilele evenimentului
– activitățile pe care le veți desfășura după finalizarea evenimentului și stabilirea întâlnirilor concrete (da, încă de la început ne gândim la final!)

Musai de folosit: instrumente de planificare și comunicare

Chiar dacă faci parte dintr-un ONG, și tu ai nevoie de instrumente care să te ajute să planifici proiectul/evenimentul împreună cu echipa și să comunicați cât mai eficient. Iată câteva recomandări.

Intrumente utile pentru planificat:
Google Calendar – toate activitățile proiectului pot fi puse ca taskuri aici și partajate cu toți membrii proiectului.
Excel – rămâne o alternativă extrem de simplă pentru a crea Gantt Charturi explicite, însă necesită puțin timp formatarea.
Office timeline (extensie pentru Power Point) – inclusiv versiunea free e suficinetă, intuitivă și ușor de folosit pentru a crea un plan.
Trello – ajută inclusiv la prioritizarea activităților.

Instrumente utile pentru comunicare
Încercați să fiți cât mai profesioniști, chiar dacă faceți parte dintr-un ONG. Structura vă va ajuta la managementul informației și la transmiterea acesteia ulterior.
Email (versus grup pe platformă de social media) – motivul e că informația se poate căuta mult mai ușor, poate fi filtrată, organizată și transmisă mai departe. În plus, și aici se pot crea grupuri (distribution lists).
Skype pentru ședințele în care sunt prezenți toți membrii echipei, chiar dacă nu sunt fizic în aceeași încăpere.
Slack – pentru discuții punctuale pentru diverse arii de interes ale proiectului/evenimentului.

Project Management – dincolo de ONGuri

Bineînțeles că aici ți-am oferit doar câteva sugestii pe care le poți implementa când coordonezi un proiect în ONGul din care faci parte. Mai multe detalii despre acest subiect găsești pe blog, în rubrica project management.
Poți să fii atât de profesionit pe cât vrei, chiar și într-un ONG. Așadar, dacă vrei să te documentezi, îți recomand să arunci o privire și pe projectmanagement.com.

Dacă ai făcut sau faci project management într-un ONG, care e cea mai importantă lecție învățată până acum?

Share: